Cómo planificar y controlar las visitas de tus comerciales

El departamento comercial de una empresa es uno de los pilares fundamentales sobre los que reside el éxito de cualquier entidad. De hecho, su labor es fundamental para conseguir los objetivos empresariales. Es por ello por lo que resulta indispensable no perder de vista que los equipos comerciales constituyen el motor de cualquier empresa, y que las visitas comerciales han de ser planificadas, gestionadas y controladas.

Los equipos comerciales como motor de la empresa

El departamento comercial es esencial para que la empresa pueda alcanzar los objetivos que se ha propuesto. Además, es fundamental la adecuada gestión del talento, no solo dentro del departamento comercial, sino también en otras áreas de la entidad. Con la correcta motivación de este departamento, se conseguirán empleados más felices y eficientes y con una actitud comercial adecuada, lo cual redundará positivamente en su rendimiento laboral. Además, se reducirá notablemente el absentismo laboral.

Sin duda, los equipos comerciales son el motor de una empresa y la causa o el motivo por el que esta alcanza sus objetivos. Por ello, en una buena gestión comercial es tan importante apostar por la implementación de un programa que motive al departamento comercial, además de otras medidas como invertir en formación para los integrantes del equipo y ofrecer recompensas por el trabajo duro de los comerciales.

También es importante reunirse de forma periódica con el equipo para poder resolver sus dudas y atajar los problemas antes de que se conviertan en cuestiones de verdadera gravedad. Además, durante estas reuniones se pueden plantear hábitos adecuados para que las ventas sean un éxito.

La importancia de un buen plan de visitas comerciales

A la hora de realizar una visita comercial, lo mejor es llevar a cabo un buen plan de visitas comerciales. Gracias a este plan, se homogeneizarán las tácticas comerciales de todo el equipo de ventas. Esto es fundamental para conseguir visitas fructíferas, en las que se aprovechen las oportunidades de negocio y se logre el éxito.

Gracias al plan de visitas comerciales se aumentará la eficacia de las visitas comerciales y se aumentará la motivación del equipo de ventas, ya que se da a los integrantes del equipo una serie de pautas para que las visitas comerciales acaben cerrando una venta.

¿Cómo planificar las visitas comerciales?

A la hora de tener una visita comercial, es fundamental planificarlas con el equipo de ventas, de forma que este consiga sus objetivos en estas reuniones. Sigue estas recomendaciones para conseguir este objetivo:

• Analizar el perfil del cliente: es importante analizar el perfil del cliente con el equipo comercial, teniendo en cuenta a qué se dedica, qué productos y a quién los adquiere y quién es su competencia directa, entre otras cuestiones. Toda esta información nos será útil a la hora de formar el perfil del cliente, algo fundamental para que el equipo comercial pueda abordar correctamente las visitas comerciales.
• Comparativa de compras: es importante conocer qué compras efectuó el cliente en el mismo periodo durante años anteriores. Esto se ha de comparar con las compras que se han realizado durante el mismo periodo del ejercicio en curso. Con esta comparativa sabremos si se han hecho más o menos compras y el equipo de ventas podrá actuar en consecuencia.
• Incorporar nuevas tecnologías: en el mercado hay multitud de herramientas que nos permitirán organizar y realizar un seguimiento adecuado de nuestro equipo comercial. Esto es de vital importancia, ya que podremos apreciar los puntos débiles del equipo de ventas y solventar los posibles problemas que se vayan produciendo.
• Organización comercial: cada empresa tiene su propia organización. Esta ha de tenerse en cuenta a la hora de organizar la agenda comercial. También se deberá tener en cuenta el mercado en el que se opera y el sector económico al que pertenece la empresa.
• Ofrece diferentes tipos de remuneraciones: la política de remuneración dependerá de la estrategia empresarial. En cualquier caso, no debemos perder de vista que la remuneración es una forma de motivar y orientar a los empleados.
• Ponte en el lugar de tus trabajadores: para poder gestionar un equipo comercial, lo mejor es ponerte en lugar de un comercial. De esta forma, será fácil determinar qué competencias personales son necesarias para llevar a cabo estas tareas.
• Describe las tareas que deberá hacer el equipo comercial: vender es el objetivo final, pero no es el único. Así pues, deberás ser claro con los objetivos que tienen que cumplir, tanto diarios como mensuales.

Cómo realizar un control de visitas comerciales

Las visitas comerciales han de gestionarse adecuadamente, controlándolas de forma diaria y semanal. Lo mejor para llevar a cabo una gestión adecuada de estas visitas es optar por un formulario de control que sea fácil y rápido de cumplimentar por parte del comercial tras la visita y, además, debe contener todos los datos que el director del departamento necesita para garantizar el cumplimiento de los KPIs de plan de negocio.

Para ello, es importante que facilitemos al equipo comercial herramientas que mejoren la gestión de la información y que sean fáciles de usar. Muchas empresas utilizan complejos CRM que hacen que la introducción de datos tras las visitas comerciales sea un proceso largo y laborioso, lo que repercute en la productividad del equipo comercial.

En estos casos podemos optar por soluciones como Mobile Reporting, una aplicación multidispositivo que permite al comercial introducir aquellos datos que la empresa ha marcado como esenciales, de forma rápida y desde su propio móvil o tablet. Además, también permite adjuntar documentos e imágenes, lo que simplifica el tener toda la información relevante de la visita comercial y se integra fácilmente con el CRM de la empresa.

Un ejemplo de reporte de visitas debería contener los siguientes campos:

• Nombre de la empresa.
• Identificación de la persona con la que ha contactado el comercial.
• Duración de la visita.
• Apuntar si se había concertado o no una cita previa.
• En caso de no haberse podido llevar a cabo una visita concertada, se deberá apuntar el motivo.
• Apuntar si se trata de un cliente actual o de un cliente potencial.
• Apuntar si es primera visita o si ya se han realizado otras visitas comerciales.
• Número e importe de pedidos. Si no se hubieran realizado pedidos, anotar las causas por las que no se han realizado. Además, si se ha realizado un pedido es preciso adjuntar un anexo al formulario de control en el que se indiquen los productos que hubieran sido encargados por los clientes.

Contando con una herramienta de seguimiento y control como Mobile Reporting, a partir de estos datos, el director comercial puede elaborar su panel de control. De esta manera, y presentado de forma gráfica y visual, el director puede ver si se están cumpliendo los KPIs del plan de ventas, qué comerciales son los que mayor rendimiento tienen (por ejemplo, por número de visitas realizadas vs. ventas cerradas), qué empresas son sus mejores clientes o qué puntos debe reforzar de su estrategia comercial.

Además, otra de las tendencias que cada vez más piden las empresas, y que ofrece Mobile Reporting, es geolocalizar las visitas comerciales indicando la hora de entrada y salida de la reunión. De esta manera, el director dispone de una herramienta de seguimiento del equipo de ventas.

Herramientas para la gestión de equipos de ventas

Ya hemos visto que la gestión de equipos no es una tarea sencilla. No obstante, en el mercado existen soluciones que facilitan esta tarea como Mobile Reporting, del cual ya os hemos avanzado algunas de las funcionalidades que presenta esta herramienta.

Sin embargo, la principal cualidad de Mobile Reporting es que un software para fuerza de ventas 100% adaptable a las especificidades y necesidades de la empresa y, especialmente, es una herramienta que facilita enormemente la gestión, control y seguimiento del equipo comercial por parte de la dirección.

A través de esta aplicación se puede hacer un seguimiento de las reuniones comerciales y del flujo de actividad. Gracias a todas las prestaciones que se pueden configurar a petición del responsable comercial, es mucho más fácil sacar todo el partido posible a todos los integrantes del equipo de ventas.

No obstante, no solo te permite tener control de las reuniones y de la actividad del equipo comercial, también permite llevar a cabo un control exhaustivo de los clientes. Esto es muy útil, ya que se podrán preparar las visitas comerciales teniendo en cuenta las características y necesidades de los clientes potenciales y actuales. Además, permite adecuar la estrategia a los resultados obtenidos y potenciar las áreas necesarias.

Otras de las características de Mobile Reporting es que se integra completamente al sistema de gestión o CRM que tenga la empresa, por lo que resulta de gran utilidad para realizar el seguimiento de los KPI de la empresa para asegurar la consecución de los objetivos de ventas.

Sin duda, las aplicaciones de gestión de equipos de ventas permiten llevar a cabo un seguimiento adecuado y exhaustivo del departamento de ventas de la empresa. Teniendo en cuenta que de este departamento dependen los resultados de la empresa, una aplicación como Mobile Reporting es una estupenda opción para tu entidad.