Adaptando tu informe de visitas comerciales al siglo XXI

informe visitas comerciales

El equipo comercial de una empresa tiene como función principal captar nuevos clientes y llevar a cabo un seguimiento de los mismos hasta que la venta se hace efectiva. Durante este proceso, los comerciales que forman parte del equipo de ventas utilizarán diferentes estrategias comerciales en función de la etapa de venta de la gestión comercial en que se encuentre.

Dentro de las tareas de gestión que se deberán llevar a cabo por el equipo de ventas, la gestión del informe de visitas comerciales ocupa un papel de gran importancia.

El rapport comercial o informe de visitas comerciales es aquel documento que el comercial elabora cuando tiene una visita con un cliente potencial, de forma que se pueda llevar a cabo la adecuada gestión de las visitas comerciales. Gracias a este informe, el equipo de ventas podrá recabar la información necesaria para poder adoptar las mejores estrategias de ventas.

La importancia estratégica del informe de visitas comerciales

En el mundo globalizado en el que vivimos, la tecnología tiene un papel fundamental en casi todos los aspectos de nuestras vidas. Sin duda, la tecnología ha adquirido una posición de gran relevancia en la forma de interactuar. Esto, no obstante, no debe desplazar el factor humano. A nivel empresarial, las visitas comerciales, en las que el factor humano sigue siendo imprescindible, son igual de importantes que siempre.

Aunque muchas de las operaciones comerciales se han cerrado con éxito sin que la empresa y el cliente se conozcan, las visitas comerciales siguen jugando un papel importante en el éxito de estas operaciones. En este sentido, y para sacarles el máximo provecho a las visitas, el rapport de visitas comerciales es un documento clave para poder definir los siguientes pasos de cada proceso de venta que tenga abierto un comercial.

El informe de visitas comerciales o rapport comercial es el documento a través del cual el comercial registrará cómo se ha desarrollado la visita, además de plasmar los datos de cada cliente. Esta actividad es de gran relevancia, ya que es imposible dejar en manos de la memoria todos los datos recabados durante la visita comercial. Así pues, el comercial necesita del informe de visitas comercial para poder registrar todos los datos importantes.

Para ser más eficientes y aumentar las posibilidades de cerrar una venta con éxito, el rapport comercial es de gran importancia, ya que en él el comercial encontrará toda la información relativa al cliente y a esa relación comercial. Gracias a este documento, el comercial podrá adaptar las herramientas de venta a cada cliente y a las necesidades que se han detectado en anteriores reuniones comerciales.

Por otro lado, el informe de visitas comerciales también es importante para el director comercial, ya que, gracias a este documento, tendrá una visión global de la actividad comercial de la empresa, pudiendo advertir los puntos débiles de este proceso. De esta forma, podrá detectar en qué puntos ha de mejorar el equipo comercial y qué estrategias de ventas son las que consiguen más beneficios.

¿Qué información debe contener un informe de visitas comerciales?

En el rapport comercial se recogerá toda la información relativa a las reuniones comerciales con los clientes, así como los datos de estos. Sin duda, recoger la información relevante y de forma concisa y práctica de las visitas comerciales es indispensable de cara a futuras reuniones. En este sentido, ¿qué información debe contener un informe o rapport de visitas comerciales?

Informe con visión global:

  • Número total de clientes visitados.
  • Visitas por comercial.
  • Pedidos por comercial.
  • % pedidos/visitas por comercial.

Informe por empresa:

  • Nombre y sector de la empresa.
  • Tipo de cliente, es decir, si se trata de un cliente o de uno potencial.
  • Número de visitas.
  • La ratio de cancelación de las visitas cuando estas son con cita previa por cliente.
  • Duración media de la visita comercial.
  • % Pedidos / número de visitas.
  • Volumen de compra.

Informe por visita:

  • Tipo de visita, es decir, si se trata de una primera visita o de una visita de seguimiento.
  • Si procede, motivo por el cual no se ha podido realizar una visita con cita previa.
  • Motivo por el que se ha realizado la visita comercial.
  • Volumen de compra, es decir, el número de pedidos y el importe de estos.
  • Si se cierra una venta: adjuntar la información del pedido realizado por el cliente.
  • Si no procede: motivo por el cual no se ha realizado ningún pedido.

En cualquier caso, y al margen de los datos que todo informe de visitas comerciales ha de contener, este documento ha de ser funcional y recoger la información de forma concisa, útil y práctica. Por otro lado, y aunque lo habitual es que el rapport reúna los anteriores datos, será cada empresa la que determinará qué datos son los esenciales en base a su producto, a sus clientes y a su estructura empresarial.

Cómo hacer un informe de visitas comerciales

cómo hacer informe visitas comerciales

El informe de visitas comerciales se puede llevar a cabo de diferentes formas. Son las siguientes.

Formulario en papel

Aunque cada vez se utiliza con menos asiduidad, aún hay empresas que utilizan los formularios en papel para plasmar el rapport de visitas comerciales. Así pues, la empresa creará un modelo de informe de visita en papel que los comerciales deberán cumplimentar después de cada reunión comercial.

Se trata de un sistema sencillo que se adapta a las necesidades de cada empresa, aunque no es del todo práctico. Esto es así porque los documentos no están ordenados, es fácil perder la información o traspapelar algún informe de visitas comerciales y son más difíciles de transportar o de consultar para los comerciales.

Además de todo lo anterior, se ha de tener en cuenta que cada comercial tendrá su propio sistema de recogida de información, por lo que la integración de la misma puede resultar más compleja. Esto dificulta que el director comercial pueda tener una visión global del proceso comercial, además de entorpecer la tarea de seguimiento y control comercial por parte de la dirección.

Plantilla en Excel

Otra de las formas en que se puede elaborar un rapport o informe de visitas comerciales es creando una plantilla de Excel en las que se plasme la información recabada por los comerciales en sus reuniones con clientes.

Gracias a la plantilla de Excel es más sencilla la integración y el control de la información que en el formulario en papel. No obstante, este tipo de rapport comercial también tiene algunas desventajas. Son las siguientes:

  • Necesidad de dominar Word Excel. Además, se requiere una capacitación constante para reducir la probabilidad de cometer errores o caer en imprecisiones.
  • Alta probabilidad de cometer errores, ya que no es un proceso automatizado.
  • Proceso más lento, lo que supone una pérdida de tiempo. Esto ocurre porque el equipo de ventas deberá solicitar a cada miembro del equipo la información del informe de vistas comerciales, al menos, una vez a la semana.
  • Dificultad para analizar los datos obtenidos cuando el equipo de ventas no es pequeño.

Formulario digital

Otra forma de realizar un informe de visitas comerciales es a través de un formulario digital. Sus ventajas respecto a las otras dos opciones:

  • Es más económico, ya que la empresa solo deberá contratar un software específico que después podrá usar de forma infinita, sin necesidad de utilizar material físico y un sitio donde almacenar estos informes.
  • Ahorra tiempo, ya que el proceso de actualización de datos y KPis es automático.
  • Permite al director comercial analizar la información obtenida de forma fácil y rápida.
  • Los datos son precisos e inmediatos.
  • La recogida de los datos en los rapports digitales está estandarizada, por lo que todos los comerciales recogerán los mismos datos, lo que facilita la integración de toda la información. Así pues, al tener formularios comerciales definidos por la dirección comercial, todos los comerciales recabarán los mismos datos de cada visita comercial.

Ventajas de Mobile Reporting para el reporting comercial

Mobile Reporting es una solución modo cloud que permite a los comerciales rellenar el informe de visitas comerciales en tiempo real y desde cualquier dispositivo Android o iOS. Este tipo de software reúne las bondades del formulario digital, con todas las ventajas que tiene este tipo de rapport comercial.

Gracias a Mobile Reporting se podrán introducir los datos de forma sencilla y eficaz. Además, al poder utilizar este programa desde cualquier dispositivo, el comercial podrá elaborar el informe de visitas comerciales desde cualquier lugar: el despacho, en algún medio de transporte o en su casa. Esto, sin duda, conlleva un ahorro significativo de tiempo y un aumento de la productividad.

Asimismo, Mobile Reporting es una solución de fácil manejo y que se adapta completamente a las necesidades de cada empresa, por lo que la dirección comercial podrá elaborar los formularios de visita atendiendo únicamente a las características y especificidades de cada empresa. De esta forma, el comercial solo tendrá que atender a la reunión comercial y no tendrá que invertir tiempo en recabar información que no es relevante para cerrar una venta con éxito.

Por otro lado, Mobile Reporting permite hacer un seguimiento simultáneo de las visitas comerciales que se han llevado a cabo, lo que permitirá a la dirección comercial detectar los puntos débiles de la estrategia de ventas que se podrán mejorar para conseguir un proceso de ventas más exitoso.